Trong đầu người lần đầu chuẩn bị hồ sơ, ba việc này thường gộp thành một cụm mơ hồ gọi là làm giấy tờ. Thực tế chúng là ba việc riêng biệt, làm ở ba nơi khác nhau, theo một thứ tự không đảo được. Bỏ sót một bước thì toàn bộ xấp giấy không dùng được.
Tầng một: dịch thuật
Chuyển nội dung sang ngôn ngữ mà cơ quan tiếp nhận đọc được, thường là tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của nước đến.
Bản dịch phải do đơn vị được công nhận thực hiện, không phải bạn tự dịch dù bạn giỏi ngoại ngữ. Người dịch ký tên và chịu trách nhiệm về tính chính xác.
Tầng hai: công chứng bản dịch
Cơ quan công chứng xác nhận chữ ký của người dịch là thật và người đó có đủ điều kiện dịch. Đây là thứ biến một bản dịch thành một văn bản có giá trị pháp lý.
Lưu ý phân biệt: công chứng bản dịch khác với chứng thực bản sao giấy tờ gốc. Một hồ sơ đầy đủ thường cần cả hai, cho cùng một loại giấy.
Tầng ba: hợp pháp hoá
Đây là bước xác nhận rằng con dấu và chữ ký của cơ quan Việt Nam là thật, để cơ quan nước ngoài tin được. Không có bước này, giấy tờ Việt Nam ra nước ngoài chỉ là tờ giấy.
Có hai con đường tuỳ nước đến: hợp pháp hoá lãnh sự truyền thống, hoặc dán một con tem duy nhất theo công ước quốc tế về miễn hợp pháp hoá. Con đường thứ hai nhanh hơn nhiều nhưng chỉ áp dụng giữa các nước cùng tham gia công ước.
Thứ tự không đảo được
Giấy tờ gốc trước, rồi chứng thực, rồi dịch, rồi công chứng bản dịch, rồi hợp pháp hoá. Làm ngược là phải làm lại từ đầu.
Lỗi phổ biến nhất: dịch trước rồi mới đi chứng thực bản gốc, để rồi phát hiện bản dịch phải gắn với đúng bản chứng thực đó. Hãy hỏi rõ quy trình của nước đến trước khi bắt đầu bước đầu tiên.
Tên riêng là chỗ dễ hỏng
Tên tiếng Việt có dấu, khi bỏ dấu thì nhiều tên khác nhau trở thành giống nhau. Mỗi đơn vị dịch lại có thói quen viết khác nhau về thứ tự họ tên.
Hãy yêu cầu viết tên đúng như trong hộ chiếu, không dấu, đúng thứ tự trên dòng chữ máy đọc. Và yêu cầu mọi giấy tờ trong hồ sơ dùng cùng một cách viết.
Địa danh và tên cơ quan
Một xã có thể được dịch theo nhiều cách, một trường có tên tiếng Anh chính thức mà đơn vị dịch không biết. Kết quả là hai giấy tờ cùng nói về một nơi mà trông như hai nơi.
Hãy cung cấp cho đơn vị dịch danh sách tên riêng đã thống nhất: tên người, tên trường, tên công ty, tên địa phương. Đây là mười phút chuẩn bị tiết kiệm rất nhiều sửa chữa.
Số liệu phải khớp tuyệt đối
Ngày tháng, số hộ chiếu, số chứng minh, số hiệu bằng cấp đều phải khớp từng ký tự với bản gốc. Sai một chữ số là một mâu thuẫn trong hồ sơ.
Hãy tự đối chiếu từng con số sau khi nhận bản dịch, đừng tin là chắc chắn đúng. Đây là việc bạn làm được tốt hơn bất kỳ ai vì bạn biết số đúng là gì.
Thời gian và chi phí
Dịch và công chứng thường vài ngày. Hợp pháp hoá lãnh sự có thể mất vài tuần, nhất là khi phải qua hai cơ quan ở hai nơi.
Hãy cộng thêm một khoảng đệm vào kế hoạch. Người đặt lịch phỏng vấn rồi mới đi làm hợp pháp hoá thường phải hoãn lịch, và lịch hoãn không phải lúc nào cũng xếp lại sớm.
Giữ lại mọi bản đã làm
Hãy lưu cả bản dịch, bản công chứng và bản đã hợp pháp hoá vào một thư mục riêng, kèm ảnh chụp toàn bộ. Nhiều giấy tờ dùng lại được cho hồ sơ sau hoặc cho thủ tục ở nước đến.
Ghi vào bảng theo dõi ngày làm và ngày hết hiệu lực của từng loại. Bảng này giúp bạn biết cái nào cần làm mới mà không phải mở từng tờ ra đọc.
Làm ở đâu
Với giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài, thường làm ở Việt Nam trước khi đi. Làm từ xa sau khi đã sang thường chậm hơn nhiều và tốn kém hơn.
Nếu bạn đã ở nước ngoài, cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó xử lý được một số thủ tục. Hãy hỏi trước về loại giấy tờ họ nhận và thời gian xử lý.
Hỏi đáp
Nước tôi đến có nhận tem theo công ước không?
Phụ thuộc vào việc cả hai nước cùng tham gia công ước hay không. Hãy tra danh sách thành viên hiện hành trước khi làm.
Bản dịch làm ở nước ngoài có được chấp nhận không?
Nhiều nước chỉ nhận bản dịch do đơn vị được công nhận tại chính nước đó thực hiện. Hãy hỏi trước khi trả tiền dịch ở Việt Nam.
Bản dịch có hạn sử dụng không?
Bản dịch không tự hết hạn nhưng giấy tờ gốc thì có. Bản dịch của một giấy tờ đã hết hiệu lực cũng không dùng được.
Tôi phát hiện bản dịch sai sau khi đã nộp thì sao?
Hãy làm bản đúng và gửi kèm thư giải thích ngay. Chủ động sửa luôn tốt hơn để người xét phát hiện mâu thuẫn.
