Có ba khái niệm nghe rất giống nhau và hoạt động hoàn toàn khác nhau: bản gốc, bản sao, và bản sao được chứng thực. Nộp nhầm loại là một trong những lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại, và nó hoàn toàn tránh được.
Bản gốc
Là tờ giấy do chính cơ quan có thẩm quyền cấp, có chữ ký và dấu thật. Giấy khai sinh bạn được cấp, hộ chiếu trong tay bạn, bằng tốt nghiệp treo ở nhà.
Bản gốc thường không phải nộp mà chỉ phải xuất trình để đối chiếu. Khi có yêu cầu nộp bản gốc thật, hãy hỏi lại xem có được trả lại không và bằng cách nào.
Bản sao thường
Là bản chụp hoặc bản in lại, không có xác nhận nào. Loại này gần như không có giá trị pháp lý trong hồ sơ di trú.
Nó chỉ dùng cho việc nội bộ: gửi cho công ty dịch vụ xem trước, lưu cho bạn, hoặc đính kèm trong thư trao đổi. Đừng nộp loại này khi yêu cầu nói rõ cần bản chứng thực.
Bản sao chứng thực
Là bản sao được cơ quan có thẩm quyền xác nhận là đúng với bản gốc. Ở Việt Nam thường do uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc phòng công chứng thực hiện.
Đây là loại được dùng nhiều nhất. Nó cho phép bạn giữ bản gốc ở nhà trong khi hồ sơ vẫn có giấy tờ đủ giá trị pháp lý.
Bản dịch có chứng thực là loại thứ tư
Nhiều người gộp dịch thuật vào chứng thực và nhầm. Bản dịch có chứng thực xác nhận rằng bản dịch đúng với bản gốc, không xác nhận bản gốc là thật.
Vì vậy một hồ sơ đầy đủ thường gồm cả hai: bản sao chứng thực của giấy tờ gốc, kèm bản dịch có chứng thực. Thiếu một trong hai là thiếu.
Hiệu lực theo thời gian
Bản sao chứng thực của giấy tờ không thay đổi, như giấy khai sinh hay bằng cấp, thường không có hạn. Nhưng nhiều cơ quan tiếp nhận vẫn yêu cầu bản được chứng thực trong vòng một số tháng gần đây.
Với giấy tờ thay đổi theo thời gian, như xác nhận cư trú hay lý lịch tư pháp, thì chính bản gốc đã có hạn. Hãy canh thời điểm làm sao cho giấy còn hiệu lực tới lúc hồ sơ được xét.
Khi bản gốc đã mất
Đừng dùng bản sao cũ để thay. Hãy xin cấp lại hoặc xin trích lục từ cơ quan đã cấp, đó mới là giấy tờ có giá trị.
Với giấy tờ hộ tịch cũ ở Việt Nam, việc xin trích lục có thể mất thời gian nếu sổ gốc nằm ở địa phương xa. Hãy bắt đầu sớm và hỏi rõ cần những gì trước khi đi.
Bảo quản bản gốc
Hãy giữ toàn bộ giấy tờ gốc ở một chỗ, trong túi chống ẩm, tách khỏi nơi để giấy tờ hằng ngày. Chụp ảnh toàn bộ và lưu ở hai nơi độc lập.
Đừng giao bản gốc cho công ty dịch vụ giữ dài hạn. Nếu phải giao trong thời gian ngắn, hãy lấy biên nhận có liệt kê từng loại giấy.
Chứng thực ở đâu cho nhanh
Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực được bản sao từ bản chính cho hầu hết giấy tờ thông dụng, và thường nhanh hơn phòng công chứng. Phòng công chứng mạnh hơn ở mảng hợp đồng và bản dịch.
Hãy mang theo bản chính và đủ số bản photo đã chuẩn bị sẵn. Photo tại chỗ tốn thời gian và nhiều nơi không có máy, nên chuẩn bị trước rút ngắn buổi làm việc đáng kể.
Đừng chứng thực thiếu số bản
Một bộ hồ sơ di trú thường cần nhiều bản của cùng một giấy: một bản cho cơ quan tiếp nhận, một bản cho hồ sơ lưu của bạn, đôi khi một bản cho bên thứ ba như trường học hoặc chủ sử dụng lao động.
Hãy chứng thực dư ra vài bản ngay lần đầu. Chi phí thêm rất nhỏ so với việc phải quay lại làm thủ tục một lần nữa.
Mang gì khi đi phỏng vấn
Nguyên tắc chung là mang bản gốc của mọi thứ đã nộp bản sao. Người phỏng vấn có thể yêu cầu đối chiếu bất kỳ giấy nào.
Sắp xếp theo đúng thứ tự trong hồ sơ đã nộp và đánh dấu bằng giấy nhớ. Việc lục tìm giữa buổi phỏng vấn tạo ấn tượng không tốt và làm chính bạn mất tập trung.
Danh sách cần rà trước khi nộp
Với từng giấy tờ, hãy hỏi bốn câu: yêu cầu đòi loại bản nào, mình đang có loại nào, nó còn hiệu lực không, và đã có bản dịch chưa.
Làm bảng bốn cột cho toàn bộ hồ sơ. Nhìn vào bảng đó bạn thấy ngay chỗ nào còn trống, thay vì phát hiện ra khi nhận thư yêu cầu bổ sung.
Hỏi đáp
Bản sao chứng thực ở Việt Nam có được nước ngoài chấp nhận không?
Thường cần thêm bước hợp pháp hoá hoặc dán tem theo công ước để có giá trị ở nước ngoài. Hãy hỏi rõ yêu cầu của nước đến.
Chứng thực một lần rồi photo ra nhiều bản có được không?
Không. Photo lại bản chứng thực chỉ là bản sao thường. Hãy chứng thực đủ số bản cần dùng.
Giấy tờ điện tử có giá trị không?
Nhiều nước đã chấp nhận bản điện tử có chữ ký số của cơ quan cấp. Hãy kiểm tra xem cơ quan tiếp nhận có công nhận hay không.
Nộp bản gốc rồi có lấy lại được không?
Tuỳ cơ quan. Hãy hỏi trước khi nộp và giữ biên nhận, vì một số giấy tờ rất khó cấp lại.
