Rất nhiều người hiểu quan hệ với công ty dịch vụ theo cách này: tôi trả tiền, họ lo hết. Cách hiểu đó bỏ qua một điều không thể chuyển giao được: chữ ký cuối cùng vẫn là của bạn, và hậu quả pháp lý cũng vậy.
Điều bạn chuyển giao được
Bạn chuyển được công việc: tra cứu quy định, chuẩn bị biểu mẫu, dịch thuật, theo dõi tiến độ, liên lạc với cơ quan di trú. Đây là phần lớn khối lượng và thuê làm là hợp lý.
Bạn cũng chuyển được kinh nghiệm xử lý tình huống, thứ mà người làm nhiều hồ sơ có còn bạn thì không. Với hồ sơ phức tạp, giá trị này là thật.
Điều bạn không chuyển giao được
Tính chính xác của thông tin. Khi bạn ký, bạn cam kết rằng những gì trong hồ sơ là đúng, kể cả những dòng bạn chưa từng đọc.
Nếu có sai lệch, cơ quan di trú xử lý với bạn, không phải với công ty. Hậu quả có thể là từ chối, cấm nộp lại trong một số năm, hoặc ghi nhận khai báo gian dối. Không có điều khoản hợp đồng nào chuyển được những hậu quả đó sang bên khác.
Sai sót phổ biến nhất
Không phải gian dối mà là cẩu thả: chép nhầm số hộ chiếu, sai ngày tháng, bỏ sót một lần xuất cảnh, khai thiếu một người thân, dùng bản mẫu của khách hàng khác mà quên sửa chi tiết.
Những lỗi này trông nhỏ nhưng chúng tạo ra mâu thuẫn giữa hồ sơ và dữ liệu mà cơ quan di trú có sẵn. Mâu thuẫn thì luôn phải giải thích, và giải thích thì luôn mất thời gian.
Việc bạn bắt buộc phải tự làm
Đọc toàn bộ hồ sơ trước khi ký, từng dòng. Đối chiếu mọi con số với giấy tờ gốc: số hộ chiếu, ngày sinh, ngày cấp, tên viết đúng chính tả và đúng thứ tự.
Kiểm phần lịch sử cá nhân kỹ nhất: các lần xuất nhập cảnh, các lần xin thị thực trước, các lần bị từ chối, danh sách người thân. Đây là phần mà bạn biết còn công ty thì chỉ chép lại.
Giữ một bản sao đầy đủ
Hãy yêu cầu bản sao của mọi thứ đã nộp, ngay sau khi nộp, ở định dạng bạn mở được. Nếu công ty từ chối hoặc trì hoãn, đó là một dấu hiệu cần chú ý.
Bản sao này cần cho ba việc: đối chiếu khi có yêu cầu bổ sung, giữ nhất quán khi nộp hồ sơ sau, và tiếp tục hồ sơ nếu quan hệ với công ty chấm dứt giữa chừng.
Uỷ quyền là một văn bản có hiệu lực
Khi bạn ký giấy uỷ quyền, cơ quan di trú sẽ gửi thư cho người đại diện thay vì cho bạn. Nghĩa là mọi thông báo quan trọng đi qua họ trước.
Hãy thoả thuận rõ rằng mọi thư đều được chuyển tiếp cho bạn trong thời hạn ngắn. Có những yêu cầu bổ sung chỉ cho hạn vài tuần, và một thư nằm im trong hộp thư của người khác là cách mất hồ sơ rất lãng phí.
Dấu hiệu của một đơn vị không nên chọn
Hứa chắc chắn đậu là dấu hiệu rõ nhất, vì không ai bảo đảm được quyết định của cơ quan nhà nước. Đề nghị khai khác sự thật cho đẹp hồ sơ là dấu hiệu thứ hai và nghiêm trọng hơn.
Ngoài ra: không cho xem hồ sơ trước khi nộp, không có hợp đồng rõ ràng, thu trọn tiền trước khi làm gì, và tránh trả lời bằng văn bản. Bốn thứ này thường đi cùng nhau.
Hợp đồng nên có gì
Phạm vi công việc cụ thể, các mốc thanh toán gắn với kết quả từng giai đoạn, nghĩa vụ chuyển giao bản sao hồ sơ, và cách xử lý khi hồ sơ bị từ chối.
Hãy hỏi thẳng điều gì xảy ra nếu sai sót đến từ phía họ. Câu trả lời cho câu hỏi này nói lên nhiều hơn mọi lời giới thiệu.
Khi phát hiện hồ sơ đã nộp có sai sót
Đừng im lặng chờ xem. Chủ động thông báo và đính chính gần như luôn nhẹ hơn để cơ quan tự phát hiện.
Hãy viết thư nêu rõ sai sót, nguyên nhân và thông tin đúng, kèm giấy tờ chứng minh. Một sai sót được chủ động sửa là sơ suất; một sai sót bị phát hiện là nghi vấn gian dối. Khoảng cách giữa hai cách nhìn ấy rất lớn.
Hỏi đáp
Công ty làm sai thì tôi kiện được không?
Bạn có thể kiện theo hợp đồng để đòi bồi thường chi phí, nhưng điều đó không xoá được hậu quả với cơ quan di trú.
Tôi tự làm hồ sơ được không?
Với hồ sơ đơn giản thì hoàn toàn được, và nhiều cơ quan di trú có hướng dẫn chi tiết miễn phí. Hồ sơ phức tạp thì nên có người chuyên nghiệp.
Công ty giữ hộ chiếu gốc của tôi có bình thường không?
Chỉ nên giao trong thời gian ngắn cho mục đích cụ thể và có biên nhận. Giữ vô thời hạn là điều không nên chấp nhận.
Đổi công ty giữa chừng có được không?
Được, bạn cần rút uỷ quyền cũ và nộp uỷ quyền mới. Hãy lấy đủ bản sao hồ sơ trước khi chấm dứt quan hệ.
