Hầu như ai cũng có ít nhất một chi tiết trong hồ sơ mà mình ước rằng nó không tồn tại: hai năm thất nghiệp, một cuộc ly hôn, một vấn đề sức khoẻ, một lần trượt. Cách bạn xử lý chi tiết ấy quyết định nhiều hơn chính bản thân nó.
Ba cách xử lý và hai cách sai
Cách thứ nhất là giấu đi. Cách này biến một điểm yếu thành một vi phạm khai báo, tức đổi một vấn đề nhỏ lấy một vấn đề lớn hơn hẳn.
Cách thứ hai là khai nhưng không nói gì thêm, để người xét tự diễn giải. Người xét không biết hoàn cảnh của bạn nên họ sẽ giả định theo hướng thận trọng nhất.
Cách thứ ba: khai và trình bày
Nêu sự việc, giải thích hoàn cảnh, và cho thấy nó đã khép lại hoặc đang được xử lý. Đây là cách duy nhất bạn kiểm soát được cách câu chuyện của mình được đọc.
Nó cũng đảo ngược ấn tượng: một người chủ động nêu điểm yếu của mình trông đáng tin hơn nhiều so với một người có hồ sơ hoàn hảo một cách đáng ngờ.
Cấu trúc một thư giải trình
Bốn đoạn là đủ. Đoạn một nêu sự việc một cách trung tính, không tô vẽ. Đoạn hai nêu bối cảnh, tức những yếu tố khách quan xung quanh.
Đoạn ba nêu điều bạn đã làm để xử lý. Đoạn bốn nêu tình trạng hiện nay và vì sao nó không còn là vấn đề. Trỏ tới giấy tờ kèm theo ở từng đoạn.
Giọng viết
Ngắn, bình thản, đúng sự việc. Đừng xin lỗi dài dòng, đừng kể khổ, đừng đổ lỗi cho ai.
Người xét đọc hàng trăm hồ sơ và họ nhận ra ngay giọng biện hộ. Một trang viết bình tĩnh có sức nặng hơn năm trang viết tha thiết.
Khoảng trống trong công việc
Đây là chi tiết bất lợi phổ biến nhất. Hai năm không đi làm vì chăm con, vì bệnh, vì công ty giải thể, hay vì đi học đều là lý do bình thường.
Hãy nêu rõ khoảng thời gian và lý do, kèm bằng chứng nếu có: giấy tờ y tế, giấy khai sinh của con, quyết định giải thể, giấy xác nhận đi học. Khoảng trống có giải thích thì không còn là khoảng trống.
Ly hôn và thay đổi gia đình
Ly hôn không phải điểm trừ trong hồ sơ di trú. Nó chỉ thành vấn đề khi nó không khớp với những gì bạn đã khai trước đó, hoặc khi nó xảy ra ngay sau khi ai đó nhận được tư cách.
Hãy khai đúng mốc thời gian và kèm quyết định của toà. Nếu có con chung, hãy kèm cả phần về quyền nuôi con vì đó là câu hỏi tiếp theo chắc chắn sẽ tới.
Vấn đề sức khoẻ
Khám sức khoẻ là bắt buộc và kết quả đi thẳng tới cơ quan di trú, nên giấu là việc bất khả thi. Điều bạn làm được là chuẩn bị phần giải thích.
Thư của bác sĩ điều trị nêu rõ tình trạng, phác đồ, chi phí dự kiến và tiên lượng là tài liệu hữu ích. Nhiều nước quan tâm tới gánh nặng chi phí y tế hơn là tới bản thân bệnh.
Hồ sơ trượt trước đây
Hãy nêu lần trượt, lý do được ghi trong văn bản, và điều đã thay đổi từ đó. Phần thứ ba mới là phần quan trọng.
Nếu chưa có gì thay đổi thật sự, thì vấn đề không nằm ở cách trình bày mà nằm ở việc bạn đang nộp quá sớm. Hãy vá trước rồi hãy nộp.
Nộp giải trình vào lúc nào
Tốt nhất là ngay từ lần nộp đầu, cùng với hồ sơ, chứ không đợi tới khi bị hỏi. Giải trình chủ động cho thấy bạn hiểu hồ sơ của mình và không né tránh.
Nếu chi tiết bất lợi phát sinh trong lúc chờ, hãy gửi ngay khi nó xảy ra. Gửi kèm vào lần trả lời yêu cầu bổ sung sau đó là muộn, và khoảng lặng ở giữa sẽ phải giải thích thêm.
Điều không nên làm
Đừng nộp giải trình cho những thứ không ai hỏi. Một thư giải thích dài về một chuyện nhỏ tạo ra sự chú ý mà bạn không cần.
Và đừng để người khác viết hộ bằng văn phong không phải của bạn. Buổi phỏng vấn sẽ hỏi về chính nội dung đó, và khoảng cách giữa lá thư và cách bạn nói sẽ lộ ra.
Hỏi đáp
Thư giải trình nên dài bao nhiêu?
Một trang là đủ cho hầu hết trường hợp. Dài hơn thường là dấu hiệu bạn đang biện hộ thay vì trình bày.
Viết bằng tiếng Việt rồi dịch có được không?
Được và thường tốt hơn, vì bạn diễn đạt chính xác hơn bằng tiếng mẹ đẻ. Hãy dùng bản dịch công chứng.
Có nên nhờ người có uy tín viết thư ủng hộ không?
Thư của bên thứ ba có giá trị bổ trợ nếu người viết thật sự biết rõ hoàn cảnh. Thư chung chung thì không thêm được gì.
Tôi có nhiều chi tiết bất lợi thì viết chung một thư hay tách ra?
Tách theo từng vấn đề, mỗi thư một chủ đề. Như vậy người xét gắn được từng thư vào đúng phần hồ sơ.
