Đương đơn không có quyền được chấp thuận. Nhưng có một nhóm quyền khác, cụ thể và dùng được, mà phần lớn mọi người không bao giờ dùng tới: quyền được biết. Nó gồm ba thứ rõ ràng.
Thứ nhất: biết hồ sơ đang ở đâu
Gần như mọi cơ quan di trú đều có công cụ tra cứu trực tuyến theo số hồ sơ. Nó cho biết hồ sơ đã được tiếp nhận chưa, đang ở giai đoạn nào, và có yêu cầu gì đang chờ bạn không.
Hãy tự tra thay vì hỏi công ty dịch vụ. Thông tin trực tiếp từ nguồn luôn đúng hơn thông tin đi qua một lớp trung gian, và nó cũng giúp bạn phát hiện nếu người đại diện chưa chuyển thư cho bạn.
Thời gian xử lý công bố
Nhiều cơ quan công bố thời gian xử lý trung bình cho từng loại hồ sơ và cập nhật định kỳ. Con số này là căn cứ để bạn biết mình đang trong hạn hay đã quá lâu.
Chỉ khi hồ sơ vượt đáng kể mốc công bố thì việc hỏi thúc mới có cơ sở. Hỏi khi còn trong hạn không đẩy nhanh được gì và đôi khi còn tạo thêm việc cho cả hai phía.
Thứ hai: biết vì sao bị từ chối
Khi hồ sơ bị từ chối, bạn có quyền nhận văn bản nêu lý do. Ở nhiều nước đây là nghĩa vụ của cơ quan chứ không phải ân huệ.
Văn bản này quan trọng hơn nhiều so với cảm giác lúc nhận nó. Nó là cơ sở để bạn quyết định khiếu nại hay nộp lại, và nó cho biết chính xác điểm yếu nào cần vá. Đừng vứt nó đi trong lúc thất vọng.
Khi lý do quá chung chung
Đôi khi văn bản chỉ dẫn một điều khoản luật mà không giải thích. Bạn có thể yêu cầu làm rõ, và ở một số nước có thủ tục xin bản ghi chú chi tiết của người xét hồ sơ.
Bản ghi chú này thường tiết lộ điều mà văn bản chính thức không nói: người xét đã nghi ngờ chỗ nào, tài liệu nào bị coi là chưa thuyết phục. Đây là thông tin giá trị nhất cho lần nộp sau.
Thứ ba: biết hệ thống lưu gì về mình
Nhiều nước cho phép cá nhân yêu cầu bản sao dữ liệu mà cơ quan nhà nước lưu về mình, kể cả người nước ngoài đã từng nộp hồ sơ.
Với người đã nộp nhiều hồ sơ qua nhiều năm, đây là cách duy nhất để biết chắc mình đã khai những gì. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn không giữ bản sao hoặc khi hồ sơ do người khác làm.
Cách yêu cầu
Thường có mẫu riêng và có lệ phí nhỏ. Thời gian trả lời tính bằng tuần hoặc tháng, nên đây không phải công cụ dùng gấp mà là việc nên làm trước khi chuẩn bị hồ sơ mới.
Hãy nêu rõ khoảng thời gian và loại hồ sơ bạn cần, thay vì yêu cầu mọi thứ. Yêu cầu hẹp được xử lý nhanh hơn nhiều.
Giới hạn của quyền này
Bạn không được xem những phần liên quan tới an ninh, tới nguồn tin, hoặc tới người thứ ba. Phần bị che sẽ được đánh dấu và bạn không có cách nào mở ra.
Bạn cũng không có quyền yêu cầu cơ quan giải thích cách họ cân nhắc. Quyền của bạn là biết dữ liệu và biết kết luận, không phải biết quá trình suy nghĩ.
Quyền được biết bằng ngôn ngữ hiểu được
Văn bản chính thức thường chỉ bằng ngôn ngữ của nước đó. Bạn không có quyền đòi bản dịch, nhưng bạn có quyền tìm người dịch trước khi hành động.
Đừng hành động dựa trên bản tóm tắt miệng của ai đó. Với một quyết định quan trọng, hãy có bản dịch đầy đủ trong tay, vì thời hạn khiếu nại thường được ghi ngay trong văn bản ấy.
Dùng quyền này thế nào cho hiệu quả
Lập một thói quen đơn giản: tra tiến độ mỗi tháng một lần, lưu ảnh chụp màn hình có ngày tháng, và đọc kỹ mọi văn bản nhận được trong vòng bốn mươi tám giờ.
Ba việc này gộp lại tốn chừng nửa giờ mỗi tháng. Đổi lại, bạn không bao giờ rơi vào tình huống phát hiện hồ sơ đã đóng từ ba tháng trước.
Hỏi đáp
Tra cứu trực tuyến báo không có dữ liệu thì sao?
Có thể hồ sơ chưa được nhập hệ thống, hoặc bạn nhập sai định dạng số hồ sơ. Hãy đợi vài ngày rồi thử lại trước khi liên hệ.
Hỏi thúc nhiều có bị ghi vào hồ sơ không?
Các lần liên hệ thường được ghi nhận, nhưng hỏi trong giới hạn hợp lý không gây bất lợi. Hỏi liên tục khi còn trong hạn xử lý thì không có ích.
Người đại diện có quyền giữ thư không cho tôi xem không?
Không. Hãy yêu cầu chuyển tiếp toàn bộ và nếu bị từ chối thì đó là lý do chính đáng để rút uỷ quyền.
Xin bản sao hồ sơ có làm chậm hồ sơ đang chạy không?
Thường là hai quy trình độc lập. Nhưng nên làm khi không có hồ sơ nào đang ở giai đoạn quyết định.
