Có một sự bất đối xứng nằm sẵn trong quan hệ giữa bạn và cơ quan di trú: họ có thể mất hai năm để xét hồ sơ, còn bạn thường chỉ có ba tuần để trả lời họ. Điều này không công bằng theo nghĩa thông thường, nhưng nó là quy tắc và nó không thương lượng được.
Yêu cầu bổ sung là chuyện bình thường
Phần lớn hồ sơ đều nhận ít nhất một yêu cầu bổ sung. Nó không phải dấu hiệu bạn sắp bị từ chối; nó chỉ có nghĩa là người xét cần thêm một mảnh để hoàn tất bức tranh.
Điều nguy hiểm không phải nội dung yêu cầu mà là việc bạn có nhận được nó đúng lúc hay không. Đây mới là nơi hồ sơ chết.
Hồ sơ bị đóng chứ không phải bị hoãn
Quá hạn trả lời thường dẫn tới đóng hồ sơ, không phải tạm dừng. Đóng nghĩa là toàn bộ tiến trình kết thúc và lệ phí đã nộp không được hoàn.
Muốn tiếp tục, bạn phải nộp lại từ đầu và xếp lại hàng. Với người đã chờ hai năm, đây là mất mát rất lớn cho một việc hoàn toàn tránh được.
Ba nơi thư thường thất lạc
Thứ nhất là hộp thư rác. Thư của cơ quan di trú hay bị lọc vì có tệp đính kèm và địa chỉ gửi lạ. Hãy đưa địa chỉ của họ vào danh sách an toàn ngay sau khi nộp.
Thứ hai là hộp thư của người đại diện, khi họ nhận thay mà quên chuyển tiếp. Thứ ba là địa chỉ nhà cũ, khi bạn chuyển chỗ ở mà chưa cập nhật.
Thói quen kiểm tra
Hãy đặt lịch kiểm tra mỗi tuần một lần: hộp thư chính, hộp thư rác, và tài khoản trực tuyến của hồ sơ nếu có. Ba nơi, năm phút.
Với hồ sơ dài, hãy đặt lời nhắc lặp lại để không quên sau vài tháng im lặng. Sự im lặng kéo dài làm người ta lơi ra, và đó đúng là lúc thư tới.
Khi nhận được yêu cầu
Việc đầu tiên là đọc hạn và đánh dấu vào lịch. Việc thứ hai là liệt kê từng mục được yêu cầu thành từng dòng riêng.
Đừng bắt đầu bằng mục dễ nhất. Hãy bắt đầu bằng mục mất nhiều thời gian nhất, thường là giấy tờ phải xin từ cơ quan nhà nước hoặc phải dịch công chứng.
Giấy tờ cần thời gian ở Việt Nam
Lý lịch tư pháp, trích lục hộ tịch, xác nhận của cơ quan cũ đều có thời gian xử lý riêng, và không phải lúc nào cũng nhanh. Cộng thêm dịch thuật và hợp pháp hoá thì ba tuần trở nên rất chật.
Đây là lý do nên chuẩn bị sẵn những giấy tờ hay bị hỏi ngay từ khi nộp hồ sơ, kể cả khi chưa ai hỏi. Có sẵn trong ngăn kéo khác hẳn với bắt đầu đi xin.
Nếu không kịp
Hãy liên hệ ngay chứ đừng im lặng. Một số cơ quan cho gia hạn nếu bạn nêu lý do chính đáng và nêu trước khi hết hạn.
Nếu chỉ thiếu một mục, hãy nộp những gì đã có đúng hạn kèm giải trình về mục còn lại và thời gian dự kiến. Nộp một phần đúng hạn luôn tốt hơn nộp đủ nhưng muộn.
Nộp thế nào cho an toàn
Dùng đúng kênh mà yêu cầu chỉ định, không sáng tạo. Giữ bằng chứng đã nộp: mã vận đơn, ảnh chụp màn hình xác nhận, thư điện tử phản hồi tự động.
Ghi số hồ sơ lên mọi trang. Giấy tờ tới nơi mà không gắn được vào hồ sơ nào cũng coi như chưa tới.
Bốn giấy tờ nên có sẵn từ đầu
Lý lịch tư pháp, trích lục khai sinh, xác nhận cư trú và bản dịch công chứng hộ chiếu là bốn thứ bị hỏi nhiều nhất trong các yêu cầu bổ sung. Chúng cũng là bốn thứ mất nhiều thời gian nhất để xin.
Hãy làm sẵn từ khi bắt đầu hồ sơ và làm mới khi sắp hết hiệu lực. Nhiều nước chỉ chấp nhận lý lịch tư pháp cấp trong vòng vài tháng, nên bản cũ quá hạn cũng coi như không có.
Nghĩa vụ này kéo dài tới hết
Sau khi được chấp thuận vẫn còn các mốc: hạn nhập cảnh lần đầu, hạn đăng ký cư trú, hạn gia hạn giấy tờ. Mỗi mốc đều có hậu quả nếu bỏ lỡ.
Hãy lập một lịch riêng cho toàn bộ hành trình di trú của gia đình và giữ nó suốt nhiều năm. Đây là công cụ đơn giản nhất và cũng hiệu quả nhất trong toàn bộ quá trình.
Hỏi đáp
Thời hạn tính từ ngày ghi trên thư hay ngày tôi nhận được?
Tuỳ nước, nhiều nơi tính từ ngày phát hành thư. Hãy giả định là ngày trên thư để an toàn.
Tôi phát hiện thư trong hộp thư rác khi đã quá hạn thì sao?
Hãy liên hệ ngay và giải trình kèm bằng chứng. Kết quả không chắc chắn nhưng im lặng thì chắc chắn mất.
Có được xin gia hạn không?
Một số cơ quan cho, một số không. Phải hỏi trước khi hết hạn, xin sau khi quá hạn hầu như không có tác dụng.
Nộp qua thư bảo đảm có an toàn hơn không?
An toàn hơn ở chỗ có bằng chứng gửi và ngày gửi. Nhưng phải gửi sớm vì thời gian vận chuyển quốc tế không chắc chắn.
